Wann wird ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt ?

Unser elektronisches Fahrtenbuch hat den Vorteil das der Fahrer keine zeitaufwendigen hand-schriftlichen Eintragungen mehr machen muss, auch wenn z.B. verkehrsbedingte Umleitungen gefahren werden müssen. Alle Eintragungen für Kilometer, Zeiten und Orte erfolgen vollkommen automatisch. Dennoch stellt das Finanzamt folgende Bedingungen, Regeln und Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch:
• lückenlose Aufzeichnung und Deklarierung aller Fahrzeugbewegungen
• Manipulationssicherheit
• Revisionssicherheit
In Bezug auf die Manipulationssicherheit und Revisionssicherheit werden Excel-geführte Fahrtenbücher nicht mehr vom Finanzamt anerkannt, da diese jederzeit nachträglich verändert werden könnten.

Lückenlose Aufzeichnung
Das GPS-Modul im Fahrzeug ist so konfiguriert das folgende Fahrzeugparameter erfasst werden: Zündung EIN und AUS, Richtungswechsel, gefahrene Meter, Geschwindigkeit. Die Deklarierung des Fahrtgrund erfolgt durch einen Fahrtgrundschalter im Fahrzeug oder durch eine automatische Verknüpfung mit dem Fahrziel. Der Zweck der Reise kann ebenfalls durch ein Verknüpfung mit dem Fahrziel automatisch generiert werden.

Manipulationssicherheit
Die Manipulationssicherheit ist dadurch gewährleistet das die GPS-Box im Fahrzeug fest eingebaut und an die Bordspannung und die Zündung angeschlossen wird. Das Ortungsgerät kann demnach nicht vom Fahrer EIN oder AUS geschaltet werden. Die Aufzeichnung im Fahrtenbuch beginnt automatisch mit Einschalten der Zündung und Starten des Motors.

Revisionssicherheit
In unserem elektronischen Fahrtenbuch können nur der Fahrtgrund wie z.B. Privatfahrt oder Dienstfahrt und der Zweck der Reise z.B. AD-Termin, Kundenbesuch, Arbeitszeit usw. nach-
träglich geändert werden. Alle Kilometer, Zeiten und Orte sind unveränderbar.
Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, dokumentiert ein unveränderbares Log-File jede nachträgliche Änderung des Fahrtgrund oder Zweck der Reise im elektronischen Fahrtenbuch.